NTI DOCS arbejder med ud- og indtjekning af filer
Når en fil tjekkes ud i NTI DOCS betyder det, at der lægges en lås på dokumentet, så det "ejes" af den, der tjekker det ud.
Med denne mekanisme opnås, at to personer ikke kan overskrive hinandens arbejde. Man bliver bevidstgjort, at en anden arbejder på filen, hvis den er tjekket ud, og man selv prøver at ændre på filen.
Når en fil tjekkes ind igen skal der uploades en fil. Denne fil bliver den nye aktuelle fil. Den gamle fil findes stadig som en revision af filen og kan hentes hvis man har brug for at se historien. Se Afsnit om revisioner.
Filen kan i øvrigt ikke tjekkes ud hvis den er godkendt tilstand.
NTI DOCS viser en rød meddelelse, at filen ikke kunne tjekkes ud. og i Kolonen "Tjekket ud" ses brugernavnet på den der har filen tjekket ud.